Dokumenty na autopilocie

Tworzenie, zarządzanie i podpisywanie dokumentów

Automatyzacje i AI mogą znacząco usprawnić proces generowania, podpisywania, archiwizacji i zarządzania dostępem do dokumentów, a także sprawdzania poprawności danych i automatycznego wysyłania listów. Umożliwia to efektywne zarządzanie dokumentacją, eliminowanie błędów, przyspieszanie operacji i zapewnianie bezpieczeństwa danych w jednym miejscu. Pamiętaj, że informacje podane poniżej to jedynie pomysły, a każdą automatyzację można zaprojektować dokładnie tak, jak tego chcesz.
NIEZOBOWIĄZUJĄCA KONSULTACJA

Dowiedz się więcej

Jak może wyglądać ta automatyzacja?

1

Generowanie

System automatycznie generuje dokumenty na podstawie zdefiniowanych szablonów i danych wprowadzonych przez użytkowników lub pobranych z baz danych. Może to obejmować faktury, umowy, raporty, oferty i inne dokumenty biznesowe.

2

Zatwierdzenie

Dokumenty po wygenerowaniu mogą zostać przekazane do zatwierdzenia osobom decyzyjnym. Zatwierdzenie może odbyć się poprzez naciśnięcie przycisku ,Akceptuje', dowolny podpis, lub z wykorzystaniem weryfikacji dwuetapowej.
Dokumenty są automatycznie przesyłane do podpisania za pomocą elektronicznych, kwalifikowanych
i ręcznych podpisów, zintegrowanych z systemem. System monitoruje status podpisów i wysyła przypomnienia do osób, które jeszcze nie podpisały dokumentów.

3

Podpisywanie

4

Archiwizacja

Po podpisaniu dokumenty są automatycznie archiwizowane w cyfrowym repozytorium, które umożliwia łatwe przeszukiwanie, dostęp i zarządzanie dokumentami. Dokumenty są organizowane według ustalonych kryteriów, takich jak klient, projekt, data czy typ dokumentu.

5

Zarządzanie dostępem

System automatycznie zarządza uprawnieniami dostępu do dokumentów, zapewniając, że tylko upoważnione osoby mogą je przeglądać lub edytować. Dostęp może być kontrolowany na poziomie użytkownika, grupy, działu lub projektu.

6

Sprawdzanie poprawności danych

System automatycznie sprawdza poprawność danych w dokumentach, porównując je z danymi w bazach danych lub innymi dokumentami. Wykryte błędy są automatycznie sygnalizowane i przekazywane do korekty.

7

Automatyczne wysyłanie listów

System automatycznie wysyła wygenerowane i podpisane dokumenty do odpowiednich odbiorców za pomocą e-maila, systemu zarządzania korespondencją lub tradycyjnej poczty. Wysyłka może być monitorowana, a statusy dostarczenia dokumentów są śledzone w systemie.

Nasze automatyzacje integrujemy z większością systemów

Z czym można połączyć?

.CRM lub system do zarządzania zadaniami  
.Narzędzia do podpisywania umów
.Email i pakiet Office

Gdzie można ją zainstalować?

.Rozwiązanie istniejące już na rynku
.Panel, który stworzymy specjalnie dla Ciebie
.Twój aktualny system

Dzięki tej automatyzacji

A co mówią nasi klienci?

Invoice Team Sp. z o.o.

[...] Podejrzewam, że automatyzacje robią dla nas tyle pracy co 4 etaty, pracują 24h na dobę i nie biorą urlopów. [...] Dzięki temu, że udało się nam zautomatyzować znaczną część naszych działań operacyjnych nasi specjaliści mogą skupić się na tym co najważniejsze. [...]

Transpiasko BIS Sp. k.

[...] Dzięki automatyzacji procesów employer brandingu i aplikacji wspierającej rekrutacje potroiła się liczba kandydatów, którzy chcą pracować u nas. [...] Dzięki wprowadzeniu automatyzacji do działu sprzedaży i obsługi klienta sprzedaż stała się szybka i prosta [...].

Fest Festival Sp. z o.o.

Stworzyliśmy kompletną aplikację do automatyzacji wolontariatu od A do Z. Dzięki niej rekrutujemy wolontariuszy, obsługujemy płatności, tworzymy grafiki zmian i dokonujemy rozliczeń. Zminimalizowaliśmy zaangażowanie kluczowych pracowników w tą sprawę w najgorętszym okresie roku.

Relacja zmtm.to

Dowiedz się, jakie są możliwości zautomatyzowania Twojej firmy

Nasz doradca przeprowadzi z Tobą wstępną rozmowę telefoniczną, aby ocenić możliwości automatyzacji w Twojej firmie. Następnie umówi się z Tobą na bezpłatną konsultację trwającą 60 minut.

Podczas drugiego spotkania skupimy się na Twoich potrzebach i zidentyfikowaniu najbardziej zasobożernych procesów. Naszym celem będzie dopasowanie istniejących rozwiązań do Twoich konkretnych wyzwań.

Po drugim spotkaniu otrzymasz od nas podsumowanie naszej rozmowy. Jeżeli będziemy przekonani, że możemy Ci pomóc, przedstawimy Ci naszą propozycje współpracy.

Dziękujemy za przesłanie zgłoszenia.

Na zgłoszenia wysłane od poniedziałku do piątku w godzinach 7-18 zazwyczaj odpowiadamy w czasie 15 minut.

Jeżeli przesłałeś prośbę o konsultacje poza godzinami naszej pracy możesz spodziewać się kontaktu następnego dnia roboczego w godzinach porannych.

Do usłyszenia!
Wystapił błąd.